Privacyverklaring Stofloos-app

Bijgewerkt op 17 september 2026

Deze verklaring gaat over de Stofloos-app en de achterliggende Stofloos-hub. De app is een intern hulpmiddel voor medewerkers. Stofloos, Klokgebouw 269, 5617 AC Eindhoven, is verantwoordelijk voor deze verwerking. Vragen kun je stellen via developers@stofloos.nl.

Welke gegevens gebruiken we en waarvoor?

• Account en toegang. Je naam, zakelijke e-mailadres, accountidentificatie en sessiegegevens zijn nodig om je via Slack te laten inloggen, je account te herkennen en te bepalen welke gegevens en handelingen je mag gebruiken.
• Herinneringen. Je persoonlijke herinneringen, bronverwijzingen en handelingen zoals afhandelen of uitstellen helpen je werk op te volgen. De hub kan herinneringen afleiden uit de werkcommunicatie die je via je eigen koppelingen beschikbaar stelt.
• Verlof. Aanvragen, datums, statussen en bijbehorende personeelsgegevens worden gebruikt voor de verlofadministratie. Bevoegde collega’s kunnen de gegevens zien die voor het behandelen van verlof nodig zijn.
• Scans en gedeelde bestanden. De app verwerkt afbeeldingen en PDF’s die je zelf scant of deelt lokaal op je telefoon. Op jouw verzoek geeft de app een PDF mee aan je mailapp of het deelmenu, bijvoorbeeld voor Basecone. Dit scanpad uploadt geen documenten naar de Stofloos-hub.
• Technische gegevens. Sessies, toegangs- en beveiligingsregistraties en foutmeldingen ondersteunen de werking en beveiliging van de dienst. Bij netwerkverzoeken ontvangen de betrokken servers ook technische verbindingsgegevens, zoals een IP-adres.

Koppelingen en AI

Je kiest zelf of je een persoonlijk account koppelt en welke gesprekken of mappen de hub mag meelezen. Afhankelijk van je instellingen zijn dat Slack, je eigen Microsoft-postbus, gekozen Microsoft Teams-chats en -kanalen of WhatsApp. Bij die verwerking kunnen ook gegevens van afzenders en andere personen in de gesprekken worden gebruikt. Je kunt de koppeling en toestemming intrekken via Koppelingen; daarna stopt het meelezen van die bron.

Voor het herkennen van actiepunten kan de hub tekst en ondersteunde afbeeldingen uit ingesloten gesprekken aan een AI-model aanbieden via OpenRouter en de modelaanbieder. Dit gebeurt vóór de opslag van de versleutelde uitkomst: versleutelde opslag betekent dus niet dat de AI-aanbieder de invoer niet ontvangt. De uitkomst is een persoonlijke herinnering; de hub verstuurt of handelt deze niet automatisch namens je af.

Met Vraag in de desktop-app stel je een vraag over je ingesloten gesprekken. Heb je Claude Code, dan opent de app de gesprekken die bij je vraag horen op je eigen computer en gaan ze onder je eigen Claude-abonnement naar Anthropic. Heb je dat niet, dan stuurt de app ze met een sleutel van Stofloos rechtstreeks naar OpenRouter of Anthropic. Het antwoord komt in geen van beide gevallen langs de hub. Alleen als je Jev hebt aangezet, laat de app de hub eerst kiezen welke gesprekken bij je vraag horen; die gaan dan langs de hub naar Jev. De hub bewaart van de vraag niets; hij houdt alleen bij hoeveel het gebruik kost.

Wie verwerkt gegevens verder?

De hub en database draaien bij OVHcloud in Limburg an der Lahn, Duitsland, en worden door Stofloos beheerd. Slack, Microsoft en WhatsApp zijn betrokken wanneer je hun accounts gebruikt. OpenRouter en de voor het ingestelde model gebruikte aanbieder verwerken de AI-invoer en het antwoord. Voor OpenRouter geldt een verwerkersovereenkomst. De verwerking door externe diensten kan buiten de Europese Unie plaatsvinden; voor de AI-route is uitsluitend Europese verwerking of nulbewaring niet gegarandeerd. Vraag ons naar de actuele aanbieders en afspraken als je hierover meer wilt weten.

Apple verzorgt de App Store-distributie van de iPhone-app. Expo levert updates aan de app en ontvangt daarbij technische gegevens die voor het updateverzoek nodig zijn. Wanneer je een document verstuurt, verwerken ook je gekozen mail- of deeldienst en de ontvanger het bestand volgens hun eigen afspraken. Een uitgaande kopie valt buiten de lokale opruimfunctie van Stofloos.

Beveiliging en opslag op je telefoon

De app bewaart je sessie in de beveiligde opslag van je toestel. Persoonlijke inhoud wordt in de hub versleuteld opgeslagen en met je kluis geopend. De hub heeft de privésleutel daarvoor niet. Account-, verlof- en technische gegevens vallen onder toegangsrechten en zijn niet allemaal op dezelfde manier versleuteld. Bij gebruik van Face ID ontvangt de app een resultaat van de lokale controle, geen gezichtsafbeelding.

Zet je titels in widgets aan, dan worden de eerstvolgende titels ook leesbaar bewaard voor de widget. Ze kunnen op het begin- of vergrendelscherm zichtbaar zijn. Je kunt dit onder Account uitzetten. Zonder deze keuze toont de widget aantallen en deadlines.

Hoe lang blijven gegevens bewaard?

• Uitgelezen bronberichten en de tekst van het AI-beoordelingsspoor worden na 30 dagen opgeruimd. Van het beoordelingsspoor blijft technische metadata bestaan.
• Herinneringen hebben momenteel geen automatische vervaltermijn. Ook afgehandelde herinneringen blijven bewaard. Bij uitdiensttreding wordt inhoud die uitsluitend voor de vertrekkende medewerker is versleuteld uit de actieve hub verwijderd.
• Het toegangslog wordt 18 maanden bewaard en daarna per maand samengevat in tellingen. Het foutenlog wordt na 90 dagen opgeruimd; tijdelijke wijzigingsmeldingen na 24 uur.
• Account-, personeels- en verlofgegevens hebben in de hub geen automatische vervaltermijn. Ze blijven staan totdat een bevoegde beheerder ze verwijdert. Bij uitdiensttreding wordt de toegang ingetrokken. Voor personeelsgegevens kan Stofloos bewaartermijnen vastleggen en de opvolging via interne taken bewaken; die taken verwijderen de gegevens niet zelf. Uitloggen of de app verwijderen wist deze administratie niet. Voor de termijn of verwijdering van jouw gegevens kun je contact met ons opnemen.
• Scans en PDF’s op je telefoon zijn tijdelijk: de app ruimt ze op na overdracht aan de mail- of deelfunctie en bij het verlaten van het scanscherm. Kopieën bij een maildienst of ontvanger blijven buiten dit opruimen.

Verwijdering uit de actieve hub verwijdert niet onmiddellijk een eerdere back-up. Back-ups worden 30 dagen bewaard. Neem contact op voor een verwijderverzoek dat ook zulke kopieën betreft.

Keuzes, vragen en verwijderverzoeken

Je kunt bronnen ontkoppelen via Koppelingen in de desktop-app. Camera- en meldingsrechten wijzig je in je toestelinstellingen. Voor inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar kun je mailen naar developers@stofloos.nl. We beoordelen je verzoek aan de hand van de gegevens en eventuele bewaarplichten. Intrekken van toestemming voor een koppeling stopt toekomstige verwerking, maar wist eerder opgeslagen gegevens niet automatisch.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor hulp met de app ga je naar Ondersteuning.